Data retention policy

Zo werkt het verwijderen

De meeste termijnen voeren we automatisch uit. Een programma op onze server controleert elke nacht welke gegevens over hun termijn heen zijn en verwijdert ze. Gegevens verdwijnen dus uiterlijk een dag nadat de termijn is afgelopen. Daarna kunnen ze nog in een back-up staan, maximaal 1 jaar (zie "Back-ups en logbestanden").

Account en profiel

• Account, profiel en woonvoorkeuren: zolang je account bestaat. Vraag je om verwijdering, dan verwijderen of anonimiseren we je gegevens binnen een maand.
• Bevestiging dat je 16 jaar of ouder bent (datum): zolang je account bestaat.
• Koppeling met Google: tot je de koppeling verbreekt (dan verwijderen we haar direct) of tot je account is verwijderd (binnen een maand na je verzoek).
• Kandidaatsprofiel: tot je het zelf verwijdert, of tot je je account verwijdert.

Inloggen en beveiliging

• Sessies (inclusief IP-adres en type browser): tot 30 dagen nadat de sessie is verlopen of nadat je bent uitgelogd. Een sessie verloopt na 30 dagen zonder gebruik en uiterlijk na 90 dagen.
• Links in e-mails (zoals een wachtwoordherstel of e-mailbevestiging): tot 7 dagen nadat de link is verlopen.
• Tijdelijke blokkades bij te veel pogingen: maximaal een uur, alleen in het werkgeheugen van de server.
• Beveiligingslogboek: zolang nodig om de veiligheid van HuurPulse te bewaken en om te kunnen aantonen wie wat deed, bijvoorbeeld bij misbruik of een geschil. Het logboek kan niemand achteraf wijzigen. Het volledige IP-adres staat er 6 maanden in. Daarna vervangen we het door een gepseudonimiseerde code (een gezouten hash), waaruit het IP-adres niet af te lezen is.
• Akkoord met voorwaarden (welke versie, wanneer, type browser en een gepseudonimiseerde code van je IP-adres): zolang we moeten kunnen aantonen welke voorwaarden voor jou golden. Je volledige IP-adres bewaren we hierbij nooit. Verwijder je je account, dan bewaren we alleen nog welke versie je accepteerde en wanneer.

Zoeken en woningalerts

• Zoekopdrachten, favorieten en notities: zolang je account bestaat. Een verwijderde zoekopdracht zie je niet meer en levert geen alerts meer op. Helemaal gewist wordt ze als je je account verwijdert.
• Historie (bekeken en gereageerde woningen): zolang je account bestaat. Je kunt je historie altijd zelf wissen in Mijn HuurPulse.
• Meldingen in je account: gelezen meldingen verwijderen we 6 maanden na de melding. Ongelezen meldingen blijven staan tot je ze leest.
• Na afloop van een abonnement: je favorieten en zoekopdrachten blijven 90 dagen zichtbaar maar kun je niet meer aanpassen. Ze blijven bewaard zolang je account bestaat.

Reacties op woningen

• Je reactie aan een verhuurder, met een account: zolang de advertentie in de omgeving van de adverteerder op HuurPulse staat. Verwijder je je account, dan vervangen we je naam, e-mailadres, telefoonnummer en bericht in je reacties.
• Je reactie aan een verhuurder, zonder account: 12 maanden na het laatste bericht in het gesprek. Dan verwijderen we de reactie met het hele gesprek. Wil je dat eerder? Mail naar privacy@huurpulse.nl.
• De verhuurder ontvangt je reactie ook zelf. Hoe lang hij die bewaart, bepaalt de verhuurder.

Klantenservice, klachten en meldingen

• Contactformulier (ook klachten via het formulier): 12 maanden na ontvangst. Daarna verwijderen we het bericht automatisch.
• Supportvragen in Mijn vragen (ook klachten), met berichten en bijlagen: 24 maanden nadat de vraag is gesloten. Daarna verwijderen we alles automatisch. Een vraag die op jouw reactie wacht, sluiten we na 7 dagen zonder reactie. Je kunt een gesloten vraag nog 14 dagen zelf heropenen.
• Meldingen van fraude en fouten (bijvoorbeeld via "Meld een fout"): zolang de melding in behandeling is, en daarna 2 jaar na de afhandeling (opgelost of afgewezen).
• Privacyverzoeken: 3 jaar nadat het verzoek is afgehandeld (afgerond of afgewezen). Zo kunnen we aantonen dat we je verzoek goed en op tijd hebben afgehandeld.

E-mail

• Verzendregistratie (adres, onderwerp, soort bericht, status en afleverberichten; geen inhoud): 90 dagen na het versturen. Verwijder je je account eerder, dan halen we je e-mailadres er direct uit.
• Bericht bij de lancering: niet-bevestigde aanmeldingen verwijderen we na 30 dagen. Direct nadat de lanceringsmail voor iedereen klaarstaat om verstuurd te worden, verwijderen we de hele lijst, ook de niet-bevestigde aanmeldingen. Je adres staat daarna, zoals bij elke verzonden e-mail, nog 90 dagen in de verzendregistratie. Afmelden verwijdert je aanmelding meteen.

Adverteerders

• Advertenties, statistieken en teamgegevens: zolang je account bestaat.
• Aanbod via de makelaarskoppeling: zolang de koppeling actief is. Zet de makelaar de koppeling uit, dan verwijderen we zijn aanbod direct.
• Statistieken: we tellen alleen aantallen per advertentie per dag, zonder persoonsgegevens.

Betalingen

• Facturen, betalingen en terugbetalingen: 7 jaar. Dat is verplicht volgens de belastingwet. Ook na het verwijderen van je account; we gebruiken ze dan alleen nog voor de administratie.

Aanbod van andere websites (Signaal)

• Basisgegevens van woningen: zolang de woning bij de bron te zien is. Zien we een woning 48 uur niet meer, dan geldt ze als verdwenen.
• Beschikbaarheidscontroles: 30 dagen.
• Opt-out van een website: we verwijderen direct alle gegevens van die website.

Back-ups en logbestanden

• Elke nacht maken we een back-up van de database en de foto's. We versleutelen die op onze eigen server (AES-256) voordat er een kopie de server verlaat. Alleen wij hebben de sleutel; Scaleway heeft hem niet.
• Op onze eigen server bewaren we de laatste 7 dagelijkse en 2 maandelijkse back-ups.
• Een kopie staat bij Scaleway SAS (Frankrijk), in een datacenter in Amsterdam (Nederland). Die kopie is vergrendeld: niemand kan haar wissen of wijzigen voordat de bewaartermijn voorbij is. Dagelijkse kopieën bewaren we 15 dagen en maandelijkse kopieën 1 jaar. Daarna worden ze automatisch verwijderd.
• Gegevens die we hebben verwijderd, ook op verzoek (AVG), kunnen dus nog maximaal 1 jaar in een back-up staan. Daarna zijn ze ook daar weg. Zetten we ooit een back-up terug, dan verwijderen we die gegevens direct opnieuw. Back-ups gebruiken we alleen om HuurPulse te herstellen na een storing of fout.
• Technische logbestanden van de server worden automatisch overschreven zodra ze een vaste omvang bereiken. Wachtwoorden en codes schrijven we daar niet in, en e-mailadressen maskeren we.

Vragen

Vragen over bewaartermijnen? Mail naar privacy@huurpulse.nl.